バーチャルオフィスの活用法について

最近特に話題を集めているレンタルオフィスのタイプに「バーチャルオフィス」があります。

このバーチャルオフィスは、実際にあるオフィスに入居する訳ではないのに、住所や電話番号を貸し出してもらえるほか、電話対応や郵便物の転送なども行ってくれるサービスが人気となっています。

会社自体は離れた地方にあるが、顧客は東京などの都心部に集中しているという場合、顧客対応が迅速にできるようにバーチャルオフィスを借りて活用するケースも多く見られています。

デザイン事務所や小規模クラスのIT企業などがバーチャルオフィスを活用している場合も多く、事務所登録をしないで利用できる点も人気となっているようです。

また、自宅でビジネスを行う個人経営者が自宅の住所や連絡先などを掲載することでトラブルに巻き込まれることを避けるために、バーチャルオフィスを利用しているケースもあります。

自宅の住所や電話番号などを使わずに都心部のアドレスを使ったほうがビジネス上のイメージもアップするため、起業したばかりのベンチャー企業や自宅SOHO者などに需要が広がっている、レンタルオフィスの新しい形態と言えます。

バーチャルオフィスのメリットとデメリット

バーチャルオフィスを利用する際の最も大きなメリットと言えば、なんと言っても大幅なコストダウンを挙げることができます。

実在するオフィススペースを確保するにはそれなりの貸し出し費用が発生しますが、バーチャルオフィスの場合は高額な保証金や管理費、初期費用などを抑えることが可能となるため、かなりのコスト削減が実現できると言えるのです。

個人で独立起業や新規開業を考えている場合には、大きなメリ ットと言うことができます。また、バーチャルオフィスは住所や電話番号、FAX番号、郵便受け取りなどのオフィス機能をカバーしてくれるため、自宅で作業をしているにも関わらず都心にオフィスを構えているかのような対応ができるため、イメージと信頼度のアップにも大いに一役買ってくれます。

電話代行サービスなどを備えている場合もあるので、急な対応を要する商談が持ちかけられて対応できない場合でも代行で行ってもらえるため、まるで秘書を雇っているかのような対応が出来る点も大きなメリットと言えますね。

一方、バーチャルオフィスを利用する際にデメリットも発生してきます。バーチャルオフィスは複数の企業や個人運営者などと同じ住所を共有するため、ネットなどで検索をかけられると同じ住所でたくさんの企業名が出てくることもあります。

同じ住所で違う企業がいくつもあると、顧客にしてみれば不信感につながる場合もあるようです。中にはレンタルオフィスの住所に顧客が突然訪ねてきて誰も居ない事に不信感を抱いたり、訪問者の対応がうまくできずに商談を逃してしまうなどのデメリットも見られるようです。

また、業種によってはバーチャルオフィスでは認可がおりなかったり、バーチャルオフィスを経営する会社が倒産した場合にその後の処理に足を取られたりと、気を付けなければいけない点もいくつかあります。

いずれにしても、メリットとデメリットをしっかりと認識し、どのレンタルオフィスの形態が一番マッチしているのかを見極めてから借りるようにするといいですね。